Archives par étiquette : mode d’emploi

Contrôle, conversion et publication des inventaires d’archives de fouille : mode d’emploi !

Après le versement de la documentation d’une opération et de l’inventaire correspondant (étape décrite dans un article précédent : Inventaire des archives de fouille : mode d’emploi), le travail de l’archéologue s’arrête là. Il passe le relais au Service régional de l’archéologie (SRA) qui va intégrer ces archives dans le fonds déjà déposé et importer les données dans le système de gestion. Pour ce faire, plusieurs opérations sont nécessaires.

Vous les trouverez détaillées pas à pas dans le manuel administrateur ci-dessous, depuis la réception des archives jusqu’à la publication de l’inventaire dans l’application de gestion Pleade.

 

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Voici les principales étapes.

1. Contrôle des inventaires

L’inventaire, saisi sur un tableur Calc, est réceptionné par le SRA, avec l’ensemble de la documentation papier et numérique.

Un contrôle d’intégrité est réalisé, afin de vérifier qu’aucun document n’est manquant. Cette tâche est très importante car le fait de signer une décharge lors du dépôt vaut acceptation des archives et de l’inventaire correspondant.

Puis un contrôle de cohérence est effectué en vérifiant que des documents échantillonnés correspondent bien à leurs cotes et descriptions.

Enfin, le tableau fait l’objet d’une lecture sommaire qui permet de s’assurer que les normes préconisées ont été respectées (utilisation des codes appropriés, etc.).

2. Renseignement des champs administratifs

Dans l’onglet Administration du tableur, la plupart des champs sont déjà pré-remplis en reprenant automatiquement les données de l’onglet Saisie renseigné par l’archéologue.

Le documentaliste doit néanmoins y ajouter quelques informations supplémentaires, telles que :

  •  la notice bibliographique du rapport ;
  • la notice scientifique destinée à la publication du Bilan scientifique de la région Alsace ;
  • le nombre de contenants (dossiers, CD, etc.), la date de réception des archives.

3. Conversion des données en xml

Les données issues de l’inventaire sont reprises et converties automatiquement en xml en cliquant sur le bouton Actualiser le code puis sur Export XML. Le fichier xml correspondant est créé selon les normes archivistiques en vigueur (dtd EAD) et servira d’instrument de recherche pour la documentation scientifique de cette opération.

4. Contrôle de l’instrument de recherche

Tout comme le tableur Calc, un contrôle sommaire de l’intégrité du fichier peut être effectué.

5. Archivage de l’instrument de recherche

Le fichier xml et les documents numériques en relation (photos, DAO, etc.) sont archivés sur le serveur pour conservation, selon un cadre de classement prédéfini.

6. Publication de l’instrument de recherche dans Pleade

Enfin, le fichier xml est intégré à la base de gestion de la documentation du Service des patrimoines. Les étapes techniques sont décrites en intégralité dans le manuel. Elles comprennent principalement :

  • la sélection du fichier xml ;
  • le paramétrage du versement de ce fichier dans la base Pleade ;
  • le paramétrage des options d’affichage de ce fichier dans la base Pleade (facultatif).

Ces étapes ainsi que le versement du fichier dans la base sont extrêmement rapides.

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Base de gestion Pleade : notice d'une photographie numérique issue de l'opération 5393, Gougenheim, LGV Est, 2009 (Responsable : Edith Peytremann)

Grâce à ce système de gestion, les documents bénéficient de métadonnées normées permettant d’identifier et de décrire chaque pièce.

Le SRA a la responsabilité de conserver cette documentation au moins 10 ans, avant un versement aux Archives départementales. Dans cet intervalle, l’ensemble de la documentation traitée est consultable sur place.

Inventaire des archives de fouille : mode d’emploi !

La dernière étape d’une fouille archéologique consiste à enregistrer la documentation produite sur le terrain et en post-fouille (également nommée  » archives de fouille « ), comme le précise l’arrêté du 16 septembre 2004.

L’inventaire de ces documents est à annexer au rapport. Lors de la transmission du rapport, l’ensemble des archives accompagné de son inventaire fait l’objet d’un versement unique au Service régional de l’archéologie (SRA) de la DRAC Alsace.

Le SRA Alsace a élaboré un système d’enregistrement de la documentation afin d’aider les archéologues dans cette démarche. Voici ci-dessous le manuel complet décrivant pas à pas la méthode : classement, enregistrement puis conditionnement. Vous y trouverez tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur les archives de fouille sans jamais avoir osé le demander.

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Nous vous recommandons alors de parcourir le mode d’emploi simplifié ci-dessous.

1. Classement de la documentation

Les documents sont à trier et classer avant inventaire.

Tri

Supprimez les doubles, les versions intermédiaires d’un même document, les images floues.

Classement

Il s’effectue en trois temps :

  • par grande catégorie de document (ex : numérique) ;
  • à l’intérieur de chaque catégorie, par nature de document (ex : numérique → image) ;
  • à l’intérieur de chaque type de document, par type de document (ex : numérique → image → photo de fouille).

Le Cadre de classement des archives de fouille vous liste tous les cas de figure. À chaque type de document correspond un code. Pas de panique, vous n’avez pas à retenir les codes et seuls quelques types sont à utiliser, dont voici les plus courants :

2. Enregistrement de la documentation

L’inventaire se fait à la pièce, sauf pour la documentation écrite qui est regroupée par lots. L’enregistrement s’effectue sur un tableur modèle, nommé AFX.ods (Archives de Fouille en Xml), dont la dernière version peut être récupérée sur simple demande au SRA Alsace.

Enregistrez ce modèle en cliquant sur FichierEnregistrer sous… et en nommant votre fichier du numéro d’opération à 4 chiffres figurant sur l’arrêté de prescription (ex : AFX2356.ods).

Le tableur modèle AFX.ods (un double-clic sur l'image l'affiche en taille réelle)

Dans l’onglet Saisie, renseignez les informations générales à l’opération :

  • numéro d’opération (ex : 2356) ;
  • opérateur ( ex : INRAP) ;
  • intitulé, qui figure sur l’arrêté de prescription (ex : lotissement Les Jardins du Parc) ;
  • lieu-dit/adresse (ex : 2, rue du Château) ;
  • responsable de l’opération (ex : Waton, Marie-Dominique) ;
  • type d’opération (ex : diagnostic) ;
  • commune, en vous aidant de la liste déroulante. Cliquez dans la cellule A11, puis tapez les premières lettres de la commune dans la cellule A1 ; les communes en rapport s’affichent. Sélectionnez la commune concernée en double-cliquant dessus.

Puis faites l’inventaire de vos archives de fouille dans le tableur, par type de document : une ligne correspond à un document. Voici les champs à remplir :

  • type de document, en vous aidant de la liste de déroulante ;
  • numéro du document : de 1 à n, par type de document ;
  • format du document, en vous aidant de la liste déroulante (ex : A4) ;
  • extension, dans le cas des documents numériques, en vous aidant de la liste déroulante (ex : .jpg) ;
  • année de production du document (ex : 2010) ;
  • auteur du document (ex : Waton, Marie-Dominique) ;
  • mots-clés matières, en vous aidant des 2 listes déroulantes (ex : sépulture ; inhumation) ;
  • chronologie, en vous aidant de la liste déroulante (ex : haut Moyen Âge) ;
  • contenant où est rangé le document (ex : Boîte 1, CD01) ;
  • légende du document (ex : Vue du silo 1024).

Le bouton Copier les formules vous permet de générer les codes identifiant qui seront à noter sur vos documents papier ou qui serviront de nom de fichier à vos documents numériques (ex : 5296-NIMFO-0012-NUC1A.jpg).

3. Conditionnement des documents

Une fois l’inventaire terminé, l’onglet Liste vous fournit la liste à annexer au rapport, et l’onglet Etiquette vous permet de créer vos étiquettes à coller sur les contenants.

Chaque document papier doit être marqué de son code identifiant au crayon à papier au verso de la feuille. Les documents papier sont à ranger par type dans des dossiers cartonnés.

Chaque document numérique doit être nommé par son code identifiant. Les documents numériques sont à archiver sur CD-Rom.

Enfin, la totalité des archives est à transmettre au Service régional de l’archéologie, accompagné du tableur AFX correspondant.

4. Aide et astuces

Comment faire pour récupérer la liste de ses fichiers au format txt ?

Comment renommer ses fichiers par lot ?

Comment récupérer cet article en version pdf ?

Les documentalistes du Service des patrimoines sont à votre disposition pour vous aider dans l’inventaire de vos archives de fouille : contactez-nous !