Après le versement de la documentation d’une opération et de l’inventaire correspondant (étape décrite dans un article précédent : Inventaire des archives de fouille : mode d’emploi), le travail de l’archéologue s’arrête là. Il passe le relais au Service régional de l’archéologie (SRA) qui va intégrer ces archives dans le fonds déjà déposé et importer les données dans le système de gestion. Pour ce faire, plusieurs opérations sont nécessaires.
Vous les trouverez détaillées pas à pas dans le manuel administrateur ci-dessous, depuis la réception des archives jusqu’à la publication de l’inventaire dans l’application de gestion Pleade.
…Pas de temps de lire tout le manuel ?
Voici les principales étapes.
1. Contrôle des inventaires
L’inventaire, saisi sur un tableur Calc, est réceptionné par le SRA, avec l’ensemble de la documentation papier et numérique.
Un contrôle d’intégrité est réalisé, afin de vérifier qu’aucun document n’est manquant. Cette tâche est très importante car le fait de signer une décharge lors du dépôt vaut acceptation des archives et de l’inventaire correspondant.
Puis un contrôle de cohérence est effectué en vérifiant que des documents échantillonnés correspondent bien à leurs cotes et descriptions.
Enfin, le tableau fait l’objet d’une lecture sommaire qui permet de s’assurer que les normes préconisées ont été respectées (utilisation des codes appropriés, etc.).
2. Renseignement des champs administratifs
Dans l’onglet Administration du tableur, la plupart des champs sont déjà pré-remplis en reprenant automatiquement les données de l’onglet Saisie renseigné par l’archéologue.
Le documentaliste doit néanmoins y ajouter quelques informations supplémentaires, telles que :
- la notice bibliographique du rapport ;
- la notice scientifique destinée à la publication du Bilan scientifique de la région Alsace ;
- le nombre de contenants (dossiers, CD, etc.), la date de réception des archives.
3. Conversion des données en xml
Les données issues de l’inventaire sont reprises et converties automatiquement en xml en cliquant sur le bouton Actualiser le code puis sur Export XML. Le fichier xml correspondant est créé selon les normes archivistiques en vigueur (dtd EAD) et servira d’instrument de recherche pour la documentation scientifique de cette opération.
4. Contrôle de l’instrument de recherche
Tout comme le tableur Calc, un contrôle sommaire de l’intégrité du fichier peut être effectué.
5. Archivage de l’instrument de recherche
Le fichier xml et les documents numériques en relation (photos, DAO, etc.) sont archivés sur le serveur pour conservation, selon un cadre de classement prédéfini.
6. Publication de l’instrument de recherche dans Pleade
Enfin, le fichier xml est intégré à la base de gestion de la documentation du Service des patrimoines. Les étapes techniques sont décrites en intégralité dans le manuel. Elles comprennent principalement :
- la sélection du fichier xml ;
- le paramétrage du versement de ce fichier dans la base Pleade ;
- le paramétrage des options d’affichage de ce fichier dans la base Pleade (facultatif).
Ces étapes ainsi que le versement du fichier dans la base sont extrêmement rapides.
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Base de gestion Pleade : notice d'une photographie numérique issue de l'opération 5393, Gougenheim, LGV Est, 2009 (Responsable : Edith Peytremann)
Grâce à ce système de gestion, les documents bénéficient de métadonnées normées permettant d’identifier et de décrire chaque pièce.
Le SRA a la responsabilité de conserver cette documentation au moins 10 ans, avant un versement aux Archives départementales. Dans cet intervalle, l’ensemble de la documentation traitée est consultable sur place.
