Tout document produit ou reçu par l’administration possède le statut d’archive. Le cycle de vie de ces archives est divisé en trois étapes principales.
D’abord nommée au rang d’archive vivante, elle est choyée par son récipiendaire et considérée comme une pièce essentielle du dossier en cours. Stockée dans une chemise cartonnée, elle accompagne tous les autres documents (correspondance, cahier des charges, mais aussi note griffonnée sur un bout de papier, post-it, etc.) permettant de retrouver une information ayant rapport avec l’opération traitée. Le dossier trône fièrement sur le bureau. Il est au sommet de sa gloire car sommet de la pile, et pense que l’attention dont il fait l’objet va durer toujours.
Puis l’opération s’achève et d’autres lui succèdent. Le dossier n’est plus vraiment ouvert, pire, il descend lentement les échelons dans la pile qu’il avait gravi avec fulgurance au début de sa carrière. Il devient ce qu’on appelle une archive intermédiaire.
De moins en moins consulté, ce dossier quitte le haut du bureau pour une étagère aux alentours. On le laisse sans autre classement : il est vrai que par mesure de précaution on préfère tout garder au cas où une information devrait être recherchée.
Lorsque la tablette est remplie, le dossier rejoint ses compagnons d’infortune dans une boîte fermée. Bien souvent, les documents contenus dans les dossiers ne seront pas triés, faute de temps, par hésitation (” Que garder ? Que sortir du dossier ? “), et, il faut bien le souligner, par léger désintérêt de la chose. Enfin, les boîtes s’accumulent au pied de l’étagère. Jusqu’au jour où la sentence tombe comme un couperet : il faut faire de la place dans le bureau…
Triste parcours d’une pièce d’archive qui perd ses galons à mesure que le temps passe. Heureusement, les années redeviendront un allié pour ces documents qui, après leur versement aux Archives départementales, acquerront le titre noble d’archive définitive. Par la magie de la patine de l’âge, ces documents reprendront progressivement leur valeur auprès du public et du service producteur, qui, après plusieurs décades, viendront peut-être les consulter avec émotion et recueillement.
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Par cette brève description du parcours d’une archive au sein d’une administration, on constate que la phase critique se situe durant le statut d’archive intermédiaire.
À la faveur d’un déménagement de bureaux du Service des patrimoines de la DRAC Alsace, de nombreux cartons d’archives relatifs aux travaux et marchés sur Monument historique ont été récupérés, accompagnés d’un lot important de dossiers d’opération d’archéologie préventive, ainsi que des archives provenant du conseiller Musées. Ces dossiers font actuellement l’objet d’un traitement par un prestataire extérieur, en étroite collaboration avec les documentalistes du Service des patrimoines et le responsable des dépôts État des Archives départementales. Vous trouverez très prochainement un petit retour d’expérience sur le travail en cours.
