Archives de catégorie : Inventaire

Archives intermédiaires : heurts et malheurs des documents entre deux âges

Tout document produit ou reçu par l’administration possède le statut d’archive. Le cycle de vie de ces archives est divisé en trois étapes principales.

D’abord nommée au rang d’archive vivante, elle est choyée par son récipiendaire et considérée comme une pièce essentielle du dossier en cours. Stockée dans une chemise cartonnée, elle accompagne tous les autres documents (correspondance, cahier des charges, mais aussi note griffonnée sur un bout de papier, post-it, etc.) permettant de retrouver une information ayant rapport avec l’opération traitée. Le dossier trône fièrement sur le bureau. Il est au sommet de sa gloire car sommet de la pile, et pense que l’attention dont il fait l’objet va durer toujours.

Puis l’opération s’achève et d’autres lui succèdent. Le dossier n’est plus vraiment ouvert, pire, il descend lentement les échelons dans la pile qu’il avait gravi avec fulgurance au début de sa carrière. Il devient ce qu’on appelle une archive intermédiaire.

De moins en moins consulté, ce dossier quitte le haut du bureau pour une étagère aux alentours. On le laisse sans autre classement : il est vrai que par mesure de précaution on préfère tout garder au cas où une information devrait être recherchée.

Lorsque la tablette est remplie, le dossier rejoint ses compagnons d’infortune dans une boîte fermée. Bien souvent, les documents contenus dans les dossiers ne seront pas triés, faute de temps, par hésitation ( » Que garder ? Que sortir du dossier ? « ), et, il faut bien le souligner, par léger désintérêt de la chose. Enfin, les boîtes s’accumulent au pied de l’étagère. Jusqu’au jour où la sentence tombe comme un couperet : il faut faire de la place dans le bureau…

Triste parcours d’une pièce d’archive qui perd ses galons à mesure que le temps passe. Heureusement, les années redeviendront un allié pour ces documents qui, après leur versement aux Archives départementales, acquerront le titre noble d’archive définitive. Par la magie de la patine de l’âge, ces documents reprendront progressivement leur valeur auprès du public et du service producteur, qui, après plusieurs décades, viendront peut-être les consulter avec émotion et recueillement.

 

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Par cette brève description du parcours d’une archive au sein d’une administration, on constate que la phase critique se situe durant le statut d’archive intermédiaire.

À la faveur d’un déménagement de bureaux du Service des patrimoines de la DRAC Alsace, de nombreux cartons d’archives relatifs aux travaux et marchés sur Monument historique ont été récupérés, accompagnés d’un lot important de dossiers d’opération d’archéologie préventive, ainsi que des archives provenant du conseiller Musées. Ces dossiers font actuellement l’objet d’un traitement par un prestataire extérieur, en étroite collaboration avec les documentalistes du Service des patrimoines et le responsable des dépôts État des Archives départementales. Vous trouverez très prochainement un petit retour d’expérience sur le travail en cours.

 

Inventaire des archives de fouille : mode d’emploi !

La dernière étape d’une fouille archéologique consiste à enregistrer la documentation produite sur le terrain et en post-fouille (également nommée  » archives de fouille « ), comme le précise l’arrêté du 16 septembre 2004.

L’inventaire de ces documents est à annexer au rapport. Lors de la transmission du rapport, l’ensemble des archives accompagné de son inventaire fait l’objet d’un versement unique au Service régional de l’archéologie (SRA) de la DRAC Alsace.

Le SRA Alsace a élaboré un système d’enregistrement de la documentation afin d’aider les archéologues dans cette démarche. Voici ci-dessous le manuel complet décrivant pas à pas la méthode : classement, enregistrement puis conditionnement. Vous y trouverez tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur les archives de fouille sans jamais avoir osé le demander.

…Pas le temps de lire tout le manuel ?

Nous vous recommandons alors de parcourir le mode d’emploi simplifié ci-dessous.

1. Classement de la documentation

Les documents sont à trier et classer avant inventaire.

Tri

Supprimez les doubles, les versions intermédiaires d’un même document, les images floues.

Classement

Il s’effectue en trois temps :

  • par grande catégorie de document (ex : numérique) ;
  • à l’intérieur de chaque catégorie, par nature de document (ex : numérique → image) ;
  • à l’intérieur de chaque type de document, par type de document (ex : numérique → image → photo de fouille).

Le Cadre de classement des archives de fouille vous liste tous les cas de figure. À chaque type de document correspond un code. Pas de panique, vous n’avez pas à retenir les codes et seuls quelques types sont à utiliser, dont voici les plus courants :

2. Enregistrement de la documentation

L’inventaire se fait à la pièce, sauf pour la documentation écrite qui est regroupée par lots. L’enregistrement s’effectue sur un tableur modèle, nommé AFX.ods (Archives de Fouille en Xml), dont la dernière version peut être récupérée sur simple demande au SRA Alsace.

Enregistrez ce modèle en cliquant sur FichierEnregistrer sous… et en nommant votre fichier du numéro d’opération à 4 chiffres figurant sur l’arrêté de prescription (ex : AFX2356.ods).

Le tableur modèle AFX.ods (un double-clic sur l'image l'affiche en taille réelle)

Dans l’onglet Saisie, renseignez les informations générales à l’opération :

  • numéro d’opération (ex : 2356) ;
  • opérateur ( ex : INRAP) ;
  • intitulé, qui figure sur l’arrêté de prescription (ex : lotissement Les Jardins du Parc) ;
  • lieu-dit/adresse (ex : 2, rue du Château) ;
  • responsable de l’opération (ex : Waton, Marie-Dominique) ;
  • type d’opération (ex : diagnostic) ;
  • commune, en vous aidant de la liste déroulante. Cliquez dans la cellule A11, puis tapez les premières lettres de la commune dans la cellule A1 ; les communes en rapport s’affichent. Sélectionnez la commune concernée en double-cliquant dessus.

Puis faites l’inventaire de vos archives de fouille dans le tableur, par type de document : une ligne correspond à un document. Voici les champs à remplir :

  • type de document, en vous aidant de la liste de déroulante ;
  • numéro du document : de 1 à n, par type de document ;
  • format du document, en vous aidant de la liste déroulante (ex : A4) ;
  • extension, dans le cas des documents numériques, en vous aidant de la liste déroulante (ex : .jpg) ;
  • année de production du document (ex : 2010) ;
  • auteur du document (ex : Waton, Marie-Dominique) ;
  • mots-clés matières, en vous aidant des 2 listes déroulantes (ex : sépulture ; inhumation) ;
  • chronologie, en vous aidant de la liste déroulante (ex : haut Moyen Âge) ;
  • contenant où est rangé le document (ex : Boîte 1, CD01) ;
  • légende du document (ex : Vue du silo 1024).

Le bouton Copier les formules vous permet de générer les codes identifiant qui seront à noter sur vos documents papier ou qui serviront de nom de fichier à vos documents numériques (ex : 5296-NIMFO-0012-NUC1A.jpg).

3. Conditionnement des documents

Une fois l’inventaire terminé, l’onglet Liste vous fournit la liste à annexer au rapport, et l’onglet Etiquette vous permet de créer vos étiquettes à coller sur les contenants.

Chaque document papier doit être marqué de son code identifiant au crayon à papier au verso de la feuille. Les documents papier sont à ranger par type dans des dossiers cartonnés.

Chaque document numérique doit être nommé par son code identifiant. Les documents numériques sont à archiver sur CD-Rom.

Enfin, la totalité des archives est à transmettre au Service régional de l’archéologie, accompagné du tableur AFX correspondant.

4. Aide et astuces

Comment faire pour récupérer la liste de ses fichiers au format txt ?

Comment renommer ses fichiers par lot ?

Comment récupérer cet article en version pdf ?

Les documentalistes du Service des patrimoines sont à votre disposition pour vous aider dans l’inventaire de vos archives de fouille : contactez-nous !