Numérisation des collections patrimoniales : état des lieux

Depuis plusieurs années, le Service des patrimoines de la DRAC Alsace a mis en place une politique de numérisation de ses fonds documentaires. Cette année, une nouvelle prestation permettra, d’une part, de proposer aux consultants un accès unique aux collections via le portail documentaire consultable au CID, et, d’autre part, de disposer d’un exemplaire de conservation en version numérique. Nous profitons de cette occasion pour faire un point sur les séries déjà numérisées et celles dont la numérisation va démarrer.

Les fonds concernés sont :

Pour la Conservation régionale des Monuments historiques (CRMH) :

  • les dossiers de protection immeuble au titre des Monuments historiques, partie documentaire (environ 1500 dossiers au total) ;
  • les arrêtés de protection Monuments historiques pour les édifices (environ 1500 documents au total) ;
  • la collection du Denkmalarchiv (environ 60000 documents au total).

Pour le Service régional de l’archéologie (SRA) :

  • les rapports d’opération archéologique (environ 4000 rapports au total) ;
  • les arrêtés de prescription d’opération archéologique (plus de 5000 actes administratifs au total) ;
  • la carte archéologique de Strasbourg (en tout 14 classeurs).

Pour le Service territorial de l’architecture et du patrimoine du Bas-Rhin (STAP 67) :

  • les plans de situation liés aux dossiers sur édifice protégés ;
  • les fiches récapitulatives des dommages de guerre.

1. Les dossiers de protection, partie documentaire

Il y a environ 1500 édifices protégés au titre des Monuments historiques en Alsace. Suivant l’ancienneté de la protection, tous les monuments ne possèdent pas forcément de dossier en région. Le fonds a été totalement reclassé et reconditionné en 2012 par une prestataire extérieure et avec la collaboration du recenseur. Cette opération a permis de disposer d’une liste à jour des unités de patrimoine, qui pouvait servir de base pour un inventaire des dossiers de protection.

Il a ensuite été envisagé de numériser cette collection, afin de pouvoir accéder directement aux informations à partir de l’inventaire de ce fonds, disponible sur le portail documentaire, et de réduire la manipulation de la version papier. La sélection s’est portée uniquement sur la partie documentaire des dossiers de protection, la plus consultée. Celle-ci se présente la plupart du temps sous la forme de cartex, mêlant texte et iconographie.

La prestation de numérisation est exécutée en interne par les agents de la cellule documentation la DRAC Alsace, sur les photocopieurs/scanners disponibles en réseau.

Les critères techniques retenus sont :

  • numérisation de l’ensemble du dossier documentaire en un seul fichier ;
  • format pdf texte/photo couleur 300 dpi ;
  • les documents sont numérisés en taille réelle jusqu’au A3. Les rares documents hors-formats dépassant le A3 ne sont pas numérisés, et remplacés par un fantôme (autant de pages fantôme que de documents hors-formats).

Par la suite, une sélection est pratiquée à l’intérieur de la série. Les dossiers comportant au moins une notice historique dactylographiée, et/ou suffisamment d’illustrations légendées pour rendre une interrogation plein texte pertinente, sont envoyés à un prestataire extérieur pour océrisation, avec fourniture d’un fichier pdf multi-couche intégrant à la fois l’image des pages et le texte océrisé, sans baisse de qualité par rapport au fichier original, ni augmentation de poids du fichier final.

Pour cette opération, aucun fichier de récolement ou données descriptives n’est fourni au prestataire. Les fichiers sont envoyés via ftp par lot de 50 chaque semaine. Chaque semaine, le prestataire nous renvoie les fichiers océrisés.

La numérisation des dossiers a commencé en début d’année, et l’océrisation au mois de juin. À ce jour, la mission de numérisation est presque achevée. Environ 700 fichiers ont été océrisés, tous départements confondus et quelques lots sont encore en attente.

À titre d’exemple, voici le résultat obtenu sur le dossier documentaire de protection de l’église paroissiale Saints-Vincent-et-Anastase de Schwenheim.

Les dossiers numérisés sont versés au fur et à mesure dans notre portail documentaire Pleade, avec leurs données descriptives.

2. Les arrêtés de protection immeuble Monuments historiques

L’arrêté est la pièce administrative qui entérine la protection d’un édifice au titre des Monuments historiques. Cette dernière peut évoluer : extension de protection, passage de l’inscription au classement, etc. , ce qui explique qu’il peut exister plusieurs arrêtés pour un même bâtiment. Ceux-ci sont rangés à l’intérieur des dossiers de protection. À l’occasion du reconditionnement de ces derniers en 2012, les arrêtés ont été systématiquement numérisés, avec création d’un code spécifique s’intégrant dans le système déjà existant. Certains arrêtés manquant dans les dossiers ont été numérisés lors de déplacements directement au Ministère de la culture et de la communication à Paris.

Le format retenu est le même que celui des dossiers de protection ; toutefois, dans certains cas, la numérisation a été effectuée en niveaux de gris lorsqu’une version couleur ne se justifiait pas.

À titre d’exemple, voici l’arrêté de protection pour le même édifice.

À ce jour, nous ne jugeons pas utile de les océriser.

Grâce au récolement des dossiers de protection, nous disposons d’une liste exhaustive des arrêtés, mise à jour après chaque nouvelle protection, qui contient toutes les donnés descriptives nécessaires à leur gestion. Ces informations ont été basculées dans notre portail documentaire Pleade, consultable au CID, avec les fichiers numériques correspondants.

3. Le fonds du Denkmalarchiv

num_05La collection du Denkmalarchiv fait l’objet d’un catalogage et d’une numérisation à la pièce depuis près d’une dizaine d’années. On estime le projet réalisé pour moitié, soit environ 30000 documents traités, sur les 60000 que compterait le fonds. Néanmoins, l’évolution technologique depuis le début des années 2000 et le changement des grilles d’indexation nationales nous obligent à reprendre une partie des travaux déjà effectués.

L’essentiel des prestations a été externalisé, jusqu’en 2012. Depuis cette date, l’acquisition d’un scanner A2 nous permet de numériser en interne les planches iconographiques (dessins, tirages photographiques, etc.) ; les relevés d’architecture et certains documents figurés hors-formats sont quant à eux toujours numérisés par un prestataire spécialisé.

Pour 2013, 2000 plans hors-formats sont en cours de numérisation. Nous demandons une version tiff de conservation et une version jpg de consultation.

 

Les caractéristiques techniques de la prestation sont plus exigeantes :

  • insertion d’une mire de contrôle de couleur et de résolution, et d’une échelle graduée en cm pour la version de conservation ;
  • couleur du fond : noir  ;
  • les documents sont numérisés en couleur RVB 24 bits, dans l’espace Adobe RVB 98.12 ;
  • pour la version tiff de conservation : numérisation à l’échelle 1/1, 300 dpi, en résolution optique (pas d’interpolation) ;
  • pour la version jpg de consultation : résolution 1000 x 1500 maximum en 100 dpi, sans compression supplémentaire ;
  • pas de post-traitement de l’image.

Les documents ont été livrés chez le prestataire après inventaire sommaire et conditionnement dans des contenants appropriés. Ils sont actuellement en cours de numérisation, pour réception à la fin de cette année.

Lot de documents du fonds Denkmalarchiv en cours de numérisation. Auteur : Cécile Courtaud, 2013 ( (c) DRAC Alsace)

Lot de documents du fonds Denkmalarchiv en cours de numérisation. Auteur : Cécile Courtaud, 2013 ( (c) DRAC Alsace)

Des tableurs de récolement par commune ont été transmis avec les documents, afin que les données techniques et d’éventuelles observations puissent être renseignées.

À titre d’exemple, voici la version de consultation d’un document numérisé en interne (cliquez sur l’image).

Château du Spesbourg à Andlau. Auteur : Engelhardt, 1820 (fonds Denkmalarchiv)

Château du Spesbourg à Andlau. Auteur : Engelhardt, 1820 (fonds Denkmalarchiv)

Les fichiers d’indexation et les documents numérisés sont destinés en priorité au versement dans la base Mémoire du Ministère de la culture et de la communication. Cependant, nous finalisons le basculement des données et des fichiers liés dans notre portail documentaire Pleade.

4. Les rapports d’opération archéologique

num_06Chaque opération archéologique donne lieu à la rédaction d’un rapport récapitulant l’état des connaissances sur le secteur de fouille, et détaillant les nouvelles découvertes. La mise en forme des rapports a fait l’objet d’un arrêté formalisant ce document administratif.
Le Service régional de l’archéologie de la DRAC Alsace dispose d’une série d’environ 4000 rapports. Depuis le milieu des années 2000, ces rapport nous sont transmis également sous format numérique natif. Du point de vue de la numérisation, la collection des rapports d’opération peut donc être considérée comme un fonds clos.

Le fonds a été divisé en deux séries :

  • les rapports « simples » : ces documents sont composés uniquement de pages A4 ou A3, et possèdent une reliure amovible ou permettant aisément de scanner le rapport ;
  •  les rapports « complexes » : ces documents comportent des pages hors-formats, et/ou ont une reliure rigide ; ils demandent une numérisation avec un matériel spécifique.

Les rapports « simples » seront numérisés en interne, selon les normes établies pour les dossiers documentaires de protection, à savoir génération d’un fichier unique en pdf, texte/photo, couleur 300 dpi, à partir d’un photocopieur/scanner.

À titre d’exemple, voici un extrait du rapport d’opération de 1988 aux environs de l’église Saint-Thomas à Strasbourg.

Une série de 200 rapports « complexes » a été envoyée pour numérisation et océrisation chez un prestataire extérieur. Le retour des documents et fichiers est prévu pour la fin de l’année.

Ces rapports rejoindront la documentation des opérations en relation.

Afin de proposer une interface unique pour la consultation des rapports, un export des données issues du module Opérations de la base Patriarche nous a permis d’établir une liste des opérations menées en Alsace. Celle-ci sert de base pour une conversion en un inventaire des rapports liés, que nous verserons dans notre portail documentaire.  Ainsi, les rapports numériques ou numérisés seront accessibles via le fonds de la documentation de fouille, mais aussi via un inventaire spécifique des rapports. À ce jour, la conversion n’est pas finalisée.

5. Les arrêtés de prescription

L’arrêté de prescription est l’acte administratif qui autorise une opération archéologique. Plusieurs arrêtés peuvent être pris pour une seule opération (prescription, désignation du responsable d’opération, arrêtés modificatifs, etc.). Tout comme l’arrêté de protection, seul l’acte signé est conforme. Depuis plus d’une année, les arrêtés du Service régional de l’archéologie sont numérisés en interne, avec reprise de l’antériorité. À ce jour,  19 années ont été numérisées, selon les mêmes normes que les arrêtés de protection.

À titre d’exemple, voici l’arrêté de prescription de l’opération menée à Éguisheim, RN 83, en 1987.

Les arrêtés sont versés au fur et à mesure dans le portail documentaire.

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6. La carte archéologique de Strasbourg

La carte archéologique de Strasbourg, à l’instar de celle de chaque commune, est composée d’une série de dossiers d’entités archéologiques conditionnés dans des pochettes transparentes et stockés dans 14 classeurs (près d’un millier d’entités). Chaque dossier d’entité regroupe l’ensemble de la documentation disponible sur l’entité en question, que ce soit sous forme de liste bibliographique, article, coupure de presse, tirage photographique, etc. Ces dossiers vont être numérisés grâce à une vacation, selon le même mode opératoire que les dossiers documentaires de protection.

Un export du module Entités de la base Patriarche fournira la base du tableur en vue d’une conversion puis d’une versement sur le portail documentaire. À terme, il est envisagé de créer un SIG pour accéder d’un point de vue géographique aux données et documents numériques liés.

7. Les dossiers du STAP 67 relatifs aux édifices protégés

Une opération ciblée sur des dossiers clos du STAP 67 relatifs aux édifices protégés a été effectuée au début de cette année. Parmi les documents classés, les plans de situation ainsi que les fiches de dommage de guerre ont été numérisés. Ces séries ne sont pas exhaustives pour l’ensemble des édifices protégés.

Les mêmes normes de numérisation (cf supra) ont été imposées pour ces documents.

À titre d’exemple, voici la fiche de dommage de guerre pour l’église Saint-Cyriaque d’Altorf.

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La prestation de numérisation s’achèvera à la fin de cette année. Le Service des patrimoines aura alors un mois pour contrôler les fichiers numériques créés, avant retour des documents originaux. En 2014, un effort sera mené sur les documents du Service régional de l’archéologie. Les missions se poursuivront encore plusieurs années pour le fonds du Denkmalarchiv.

 

 

 

 

 

 


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